RMA - Moduł zwrotów i reklamacji dla sklepów Sote Shop

Moduł pozwala sprawnie koordynować proces zwrotów oraz reklamacji w sklepie internetowym. Dzięki możliwościom konfiguracyjnym działanie modułu jest łatwe i intuicyjne zarówno dla Klienta sklepu, jak i administratora.


990 zł
cena netto
Ilość

Moduł pozwala sprawnie koordynować proces zwrotów oraz reklamacji w sklepie internetowym opartym na platformie SoteShop. Dzięki możliwościom konfiguracyjnym obsługa modułu jest łatwa i intuicyjna zarówno dla Klienta sklepu, jak i administratora. Umożliwia ustawianie czasów przypomnień, ostrzeżeń o zbliżających się terminach. Definiowanie odbioru towaru zwracanego, statusów i wiele innych aspektów istotnych z punktu widzenia obsługi zgłoszeń.

Jakie daje korzyści?

  • Administrator i Klient mają dostęp do całej historii zgłoszeń roszczeniowych z powiązanymi zamówieniami
  • Moduł pozwala na zdefiniowanie statusów przyspiesza komunikację zwrotną do Klientów końcowych
  • Intuicyjny formularz zgłoszenia reklamacji/zwrotu pomaga precyzyjnie określić wymagania Klienta

Co zawiera cena modułu?

Cena modułu SOTE obejmuje licencję gotowego kodu modułu dla jednego sklepu oraz usług:

  • instalację modułu w sklepie Klienta (po przekazaniu danych dostępowych do FTP oraz backendu sklepu)
  • dopasowanie funkcjonalności modułu opisanej w specyfikacji modułu do szablonu używanego przez Klienta (nie dotyczy starych szablonów - tzn. takich, gdzie osobno jest wersja mobilna i osobno wersja desktop). W przypadku braku możliwości dostosowania modułu - zwracane są pieniądze za zakupiony moduł
  • wstępna konfiguracja modułu - ustawienia niezbędne do funkcjonowania od strony technicznej.
  • dopasowanie funkcjonalności modułu opisanej w specyfikacji modułu do aktualnie użytkowanej przez Klienta wersji SOTE - pod warunkiem korzystania z jednej z 3 ostatnich wersji systemu SOTE. Inne dostosowania możemy wykonać za opłatą ustalaną indywidualnie. W przypadku braku możliwości dostosowania modułu - zwracane są pieniądze za zakupiony moduł.

Cena modułu SOTE nie obejmuje:

  • szkolenia z obsługi modułu - usługa dodatkowo płatna w zależności od wymaganego zakresu
  • ładowania modułu danymi - np. banerami, treściami popup, treściami mail - usługa dodatkowo płatna w zależności od wymaganego zakresu
  • konfiguracja danych specyficznych dla danego sklepu (kontaktowe, dotyczące specyfiki sklepu itp.)
  • niezbędnych aktualizacji koniecznych do zachowania kompatybilności z aktualizacjami SOTE lub zmianami kodu/szablonu przez Klienta występującymi po instalacji modułu. Może wystąpić przypadek polegający na przerwaniu poprawnego funkcjonowania modułu na skutek zaktualizowania oprogramowania SOTE i zawartych w aktualizacji zmian działania wprowadzających niekompatybilność SOTE i modułu czego nie jesteśmy w stanie przewidzieć.
  • ewentualnego dostosowania modułu do zmienionego działania sklepu spowodowanego aktualizacją oprogramowania sklepu

1. Konfiguracja modułu

Po instalacji modułu należy wykonać podstawową konfigurację, aby dopasować funkcjonowanie modułu do indywidualnych wymagań Sklepu.

Dostęp do konfiguracji modułu jest możliwy z dwóch miejsc:

  • Konfiguracja modułów -> sekcja Convertis -> moduł Reklamacje i Zwroty
  • Menu -> Sprzedaż -> Zarządzanie reklamacjami -> zakładka Konfiguracja

e52IZf1BCNB2_bXAMYZgC44ti0d6w5OAEhtX-DAr

qmLBx0DA-FxRWkYXZqd-xKNR5Qt3vBNj7nRJ9iU0

dHOXR6TBQ9Az9AE1hbBhsRlynGX6fYL_rrn0thH4



Konfiguracja podzielona jest na kilka sekcji tematycznych.

a) Ustawienia ogólne

W tym panelu ustawiamy najważniejsze preferencje działania modułu.

iZiedfRkjmdDgz4RFzPZJ7-NR8taBGQo-5_ypjHo

Włączenie modułu powoduje przede wszystkim wyświetlenie w panelu Klienta zakładki, która umożliwia zgłaszanie zwrotów i reklamacji do zrealizowanych zamówień.

13CHHRHxujkTSH8eln6XeGq-IcHVcaAEvUWGZUpc

W konfiguracji mamy szereg funkcjonalności do dyspozycji:

  • Możliwość ustawienia domyślnego czasu przypomnienia -wyznaczamy ilość dni po upływie, których nastąpi przypomnienie o tym, że należy zająć się reklamacją. Przypomnienie będzie wysłane tylko raz na adres mailowy ustawiony jako domyślny w konfiguracji sklepu Sote


    SB_Tw7gxJ-Ja5PAx6T0fkzPVgoeIVCEwe7eU81wj
  • Możliwość ustawienia domyślnego czasu ostrzeżenia - wyznaczamy ilość dni przed końcem terminu, po którym następuje oznaczenie reklamacji jako zagrożonej,
  • Możliwość wyłączenia reklamacji/zwrotów dla niepotwierdzonych oraz nieopłaconych zamówień (domyślnie klient może składać jedynie reklamacje i zwroty do zamówień za które zapłacił i które zostały do niego wysłane).
  • Edycja kwoty zwrotu za koszt dostawy - doliczana do kwoty zwrotu za produkty,
  • Możliwość wyłączenia doliczenia kwoty zwrotu. Jeśli włączymy tę opcję system będzie naliczał do kwoty zwrotu za produkty niższą kwotę dostawy (z zamówienia lub z kwoty dostawy z zamówienia)



b) Konfiguracja zwrotów i reklamacji

W tych sekcjach ustawiamy:

  • czas na realizację zwrotu - na podstawie tego ustawienia będzie ustalany automatycznie deadline dla reklamacji / zwrotu.
  • domyślny pierwszy status jaki automatycznie ukaże się Klientowi po wypełnieniu i wysłaniu formularza zgłoszeniowego.
  • statusy zamówień podlegające zwrotom - tylko dla zamówień o zaznaczonych statusach Klient może zgłosić zwrot/reklamację - ważne w celu uniemożliwienia reklamowania zamówienia anulowanego lub jeszcze nie wysłanego.
  • wyłączenie zwrotów dla firm - dla zamówień, w których był uzupełniony NIP, następuje blokada możliwości rejestracji zwrotu
  • maksymalny na zgłoszenie zwrotu

imxebSPcv7WO302PJahMA_lRicfAbnrCtzB6A7Xe



c) Rejestracja daty sprzedaży

Ważnym elementem w procesie obsługi reklamacji jest upływający czas. Dlatego, aby wspomóc jego odliczanie i pilnowanie terminów wprowadzono ułatwienie, które pomoże zliczać realny czas trwania zgłoszenia od momentu zmiany statusów. Możemy również doliczyć czas w wyjątkowych sytuacjach.

GWgcxM0slLHXhWgiQl_3VwGU0HgaEuJIMylNoEsO

  • Dzięki zdefiniowaniu statusów rejestrujących sprzedaż nastąpi automatyczne zapisanie daty sprzedaży oraz wliczony zostanie czas dodatkowy.
  • Dodatkowy czas sprzedaży zostanie doliczony od momentu zmiany statusu zamówienia.
  • Jeśli na przykład klient ma dwa lata na złożenie reklamacji, to formularz reklamacyjny będzie się wyświetlał klientowi przez dwa lata + dodatkowy czas sprzedaży od momentu zmiany statusu, który upoważnia do złożenia reklamacji (np. statusu wysłane).
  • Ma to szczególnie znaczenie w branżach, gdzie od momentu wybrania produktu przez klienta do realizacji mija dużo czasu (np. produkty wykonywane na zamówienie).



d) Formularz Klienta: Reklamacje

W tej sekcji ustawiamy teksty informacyjne znajdujące się przed formularzem i pod formularzem. Istnieje możliwość włączenia obowiązkowych wymagań: założenie konta dla złożenia reklamacji oraz opisania reklamowanego towaru.

_Vs6eqgmgFz5qODjCrwzWwFmrrtLlTeq4MIIVz5d



e) Formularz Klienta: Zwroty

Podobnie jak formularz Klienta Reklamacje ustawiamy tutaj teksty informacyjne znajdujące się przed formularzem i pod formularzem. Istnieje możliwość włączenia obowiązkowych wymagań - założenie konta klienta dla wniosku o zwrot.

2G9QcNOzjMIZUf8q6bmsvf-tIIa8og5B-2CJNw6R

Po wprowadzeniu zmian zapisujemy przyciskiem w prawym dolnym rogu strony:

VRtP0M4zRhK6seS_ZeqI4gVMdsXer3hzSwpYuBB-

f) Tryb testowy

Aby sprawdzić możliwości i konfigurację modułu udostępniony jest tryb testowy. W tym trybie korespondencja automatyczna generowana przez moduł będzie kierowana na jeden, wskazany adres. Dzięki temu klienci nie otrzymają testowych powiadomień.

W trybie testowym na podany adres przychodzi cała korespondencja - zarówno ta, która dotyczy klienta, jak i ta, która dotyczy obsługi sklepu (np. przypomnienia o zaległych reklamacjach).



2. Zarządzanie reklamacjami i zwrotami

Wchodzimy w zakładkę Sprzedaż>Zarządzanie reklamacjami, aby wejść w listę główną zgłoszeń.

I9ozbQit747mgJ__RV9ujo25KW59ypvcW3B3DIFD



Pomocne są filtry po ID, Numerze Zgłoszenia, Dacie zgłoszenia, Osobie pakującej oraz Statusie.

Widok z listą zgłoszeń zawiera najważniejsze informację zawarte w tabeli:

  • Edycja zgłoszenia ukryta pod czerwoną ikoną
  • ID oraz Numer zgłoszenia np.: R-O10-17-26, (gdzie ID to numer 26, O10 określa numer zamówienia),
  • Osoba pakująca,
  • Status
  • Deadline,
  • Kwota,
  • Nazwa Klienta

Przycisk “Dodaj nową reklamację” pozwala nam wprowadzić nowe zgłoszenie, otrzymane np.: poza sklepem internetowym.


RsnZ9-qPdXMvfU46_zG578862McImFcqNL1WDalT


Edycja reklamacji

Wchodzimy do panelu głównego z listą reklamacji. Klikając w ikony edycji rozwijamy poszczególne zgłoszenia, możemy dokonywać w nich zmian.

cvAryAiRhuwqVkJAWWnyBBdClIx7kR_njVaKd6ev


W edycji reklamacji możemy przede wszystkim komunikować zmianę statusów. Możemy definiować Deadline zgłoszenia oraz Datę przypomnienia. Widzimy jaką metodę odsyłki preferował nasz Klient, jaki był powód zgłoszenia oraz typ roszczenia - te wszystkie dane zaciągają się automatycznie z wypełnionego przez Klienta formularza.

Część danych jak np. Deadline czy przypomnienie jest obliczonych automatycznie przy rejestracji reklamacji przez klienta na podstawie ustawień konfiguracyjnych, ale podlegają edycji.

W tej sekcji możemy wprowadzić notatkę niewidoczną dla Klienta.

Część danych jako wprowadzona przez Klienta nie podlega edycji.

AtHEMVLdOFSKEs5tGxhXW9LzS8bVtMZgG5oNm4t5


Poniżej pokazano sekcję opisową dla zamówienia, którego dotyczy zwrot. Aby móc zaakceptować zwrot odhaczamy checkbox “Akceptacja zwrotu”.

VV_n-IYMQTZoKVboRMcv7YedjTG5YGQmuas5nBHK


Dane adresowe Klienta są edytowalne, więc Administrator zawsze może zaktualizować dane ręcznie. Istnieje możliwość dodawania nowych załączników oraz śledzenia historii zgłoszeń. Całość zapisujemy lub usuwamy zgłoszenie w razie konieczności adekwatnymi przyciskami na dole strony. Przyciskiem “Lista” powracamy natomiast do widoku głównego z listą zgłoszeń.

24x7n28VlQVliihpVGB0C06-FEaulHOZwaqBijiv



Pakowacze

W sekcji Pakowacze widać nazwiska osób pakujących towar, możemy dodawać oraz usuwać zaznaczone dane. Osoby pakujące są powiązane z zamówieniem oraz istnieje możliwość przypisania pakowacza do zamówienia.

Hn6lUGLpG-SPmmbp3VF8vj8_p1o57pgC2eQH7Nqb


Klikając w czerwoną ikonę edycji możemy wprowadzać zmiany w nazwach osób oraz usuwać i dodawać nowe osoby.

uJlyWRB5Ijrc9N13qMocRXWSqoo6fnt3iTAOF3GT



Statusy zgłoszeń 

Statusy zgłoszeń reklamacji / zwrotów pozwalają kontrolować przebieg realizacji zgłoszenia. Zmiana statusu generuje zapis w historii obsługi modułu i może powodować wysłanie emaila do Klienta z informacją o zmianie statusu. Dla każdego statusu można edytować indywidualne treści emaila.

Domyślnie zostało utworzonych 6 statusów opisujących proces reklamacji oraz zwrotu, ale Sklep może dodać swoje statusy ew. zmodyfikować domyślne.

uthculqsE63LghnBlTxkWpmwP7Oe13-b_H7uU8fQ


Klikając w ikonę edycji statusów (po lewej stronie od ID) możemy edytować treść i tytuły poszczególnych maili statusowych według wymagań branży sklepu, wewnętrznej organizacji obsługi reklamacji / zwrotów. Przydatne okażą się wprowadzone podpowiedzi maili statusowych wraz z ikonami przypisanymi do statusu. Ikony można załączyć samodzielnie w formacie JPG/PNG/SVG.

1E2TrnDSN-QJkTOR56EUJAg2xkCyE4V8_jcLjZp6

Ważnym ustawieniem jest “Czy reklamacja/zwrot zamknięta” - ustawienie dla reklamacji / zwrotu statusu z takim znacznikiem powoduje traktowanie przez system zgłoszenia jako zrealizowanego, zamkniętego a więc nie wymagającego dalszej reakcji po stronie obsługi sklepu.

Zdefiniowane przez Administratora statusy będą pojawiały się w mailach do Klienta. Edycja maili jest bardzo intuicyjna. Dla każdego statusu ustawiamy adekwatny tekst. Domyślnie wprowadzono teksty, które warto dopasować do danej branży/sklepu.

W treści maila można użyć kod, który będzie automatycznie podmieniony na zwracaną kwotę reklamacji, zwrotu.


3. Panel Klienta

Historia i szczegóły zgłoszeń

W moim koncie Klient ma dostęp do zgłoszonych reklamacji oraz zwrotów. Po kliknięciu w wiersz zgłoszenia - rozwija się cała historia i szczegóły zwrotu.

cFaDBqhwS1RPDqN2a-xwMvYUOk45ZDKDhORPSNzz

AtAaJWASzNa20eR5fhl7P7XeLZvz0A5phAjCnqBs

Dodawanie reklamacji lub zwrotu (formularz)

Przyciskiem “+Dodaj reklamację” może wprowadzić nowe zgłoszenie. 

Krok 1. Klient wybiera zamówienie, z którego chce wybrać produkt/produkty do reklamacji. Na zdjęciu zaznaczono w ramkach teksty informacyjne wprowadzone przez administratora z poziomu konfiguracji modułu. Aby móc dokonać zgłoszenia reklamacji / zwrotu zamówienie musi mieć jeden ze statusów  ustawionych w panelu konfiguracji modułu jako staus umożliwiający zgłoszenie reklamacji/zwrotu. Ponadto zamówienie musi być opłacone (chyba, że w konfiguracji modułu jest ustawione inaczej),  oraz być potwierdzone (chyba, że w konfiguracji modułu jest ustawione inaczej).


h4XidGJa-9D5cqwFS0LPsxDoSD7IXgFExtRrJ-bZ



Krok 2. Klient wybiera jeden konkretny produkt z zamówienia - dla reklamacji. Natomiast dokonując zwrotu może wybrać więcej niż jeden produkt.

aT61ipNXEYjt5pb5fZLYfhOZXMpOc0IUbdohWeJO


Po wybraniu produktu z zamówienia Klient określa jego ilość, powód reklamacji, wybiera czego oczekuje po zgłoszeniu (działania naprawcze). Klient ma możliwość załączenia plików.

uzRf93fg_3chOB1oxl5UN3aCk0OBTsCR6gLeFRya

bDY6NpYWxpdfhBx8bxYXuk6kOSDEoAnxTaFrvefW


Dodatkowo w formularzu będą już wczytane dane kontaktowe Klienta pochodzące z zamówienia. Dane te Klient może oczywiście edytować. Numer konta również zostanie zachowany, o ile był już zapisany wcześniej. Po wysłaniu zgłoszenia następuje jego weryfikacja przez Administratora. Klient otrzymuje automatycznie pierwszy mail ustawiony jako domyślny. 

Następnie klient oczekuje na dalsze wiadomości dotyczące rozpatrzenia zgłoszenia.